Цифровой МИФИ. В университете создана система учета объектов интеллектуальной собственности

В НИЯУ МИФИ уже второй год успешно действует уникальная Система учета объектов интеллектуальной собственности. О преимуществах, которые дает автоматизация работы с правовой защитой результатов интеллектуальной деятельности, пресс-служба университета поговорила с Начальником отдела разработки информационных систем и технологий виртуальной и дополненной реальности Института интеллектуальных кибернетических систем (ИИКС) Сергеем Немешаевым, выпускником кафедры «Кибернетика» НИЯУ МИФИ 2012 года.

Наука и исследовательская деятельность в прикладном аспекте немыслима без объектов интеллектуальной собственности (ОИС), права на которые необходимо охранять в соответствии с текущим законодательством. Для этого их положено регистрировать в федеральном органе власти – Роспатенте, и такие ведущие вузы, как НИЯУ МИФИ, всегда имели в своем составе отделы, ответственные за процесс регистрации ОИС. Теперь эта работа выстроена в нашем университете по-новому.

Система учета объектов интеллектуальной собственности, разработанная в НИЯУ МИФИ – один из этапов подачи заявки.

- Что изменилось в процедуре регистрации объекта интеллектуальной собственности (ОИС), после введения Системы, которую вы разработали? Вот, например, создам я приложение и хочу его обезопасить от плагиата. Как теперь надо действовать?

 - Вы по-прежнему должны зарегистрировать его в Роспатенте. Но теперь это стало сделать гораздо проще и на порядок быстрее. Мы облегчили процесс подачи заявки и для заявителей, и для тех наших сотрудников, кто их обрабатывает. Если раньше сотрудник нашего Управления научных исследований тратил на взаимодействие по каждой заявке неделю-две, а то и больше, то теперь весь процесс согласования с заявителем занимает 2-3 дня.

- За счет чего достигнут такой результат?

- За счет продуманной автоматизации: мы сделали все процессы более простыми  и прозрачными, «разбили» весь путь по шагам, с возможностью заявителю задать вопрос, а сотруднику управления оперативно на него ответить прямо в системе.  В случае если заявка требует корректировки, то пользователь видит в каком конкретном месте это необходимо сделать и пояснение по замечанию от ответственного сотрудника. Мы и сами когда-то регистрировали результаты интеллектуальной деятельности с нашей 22 кафедры и тратили неимоверно много времени и нервов. Надо было самостоятельно скачать весь пакет документов с сайта Роспатента или получить эти  документы для заполнения в управлении, заполнить их в word в соответствии со всеми правилами и методическими рекомендациями Роспатента (а это заявление на себя и на других авторов, бланк для реферата, согласие на обработку данных и т.д.), затем их должны были проверить в управлении, ошибка – всё переделывай. Потом мы ближе познакомились с сотрудниками, занимающимися оформлением РИД, и выяснилось, что они страдают не меньше нас, когда все эти кипы неправильно заполненных листов разбирают и пытаются объяснить, что именно не так заполнено и вообще, как правильно заполнять, чтобы все шаблонные поля в формах от Роспатента не съезжали по разметке и получалась корректно распечатанная двусторонняя заявка. В результате, заручившись поддержкой руководства ИИКС, мы приступили к созданию нового цифрового сервиса для университета.

- Как вы работали над созданием системы?

- Грамотная разработка автоматизированных систем предполагает прохождение определенных этапов разработки и соблюдение некоторых стандартов. В нашей команде высококвалифицированные специалисты с большим опытом создания цифровых сервисов, поэтому в этой задаче мы применили свой отработанный годами подход и прошли все этапы по созданию системы, например такие как интервьюирование и анкетирование пользователей с разными конечными ролями, разработка макетов интерфейса, подготовка технического задания, построение архитектуры – в общем всё то, что помогает делать качественный продукт от момента возникновения идеи и до проведения тестирований и ввода в его эксплуатацию с дальнейшим сопровождением. Как результат – теперь все документы для печати заявки генерируются нашей системой автоматически в соответствии с заполненными заявителем данными по шагам с подсказками и необходимой информацией, не надо мучиться – куда поставить «крестик» в шаблоне документа. Если, даже несмотря на подсказки, вам все равно нужна помощь, можно запросить ее прямо через систему, и сотрудник из управления вам быстро ответит, бегать никуда не надо. О прохождении каждого шага в системе заявителю приходит уведомление на электронную почту МИФИ.

Взаимодействие с сотрудником Управления научных исследований в системе

- Давайте пошагово и расскажем.

- Первый шаг – это заполнение заявки и отправка её на рассмотрение сотруднику управления научных исследований. В рамках него последовательность заполнения такая: данные о заявителе – реферат – заявление – авторы – данные контракта – правообладатели – материалы. К каждому шагу есть подсказки. Если нет возможности все заполнить сразу, можно вернуться позже – введенные данные будут сохраняться в статусе черновика, а система покажет все незаполненные места на каждом шаге. Пройдя их все и получив подтверждение о корректности составления заявки от сотрудника управления научных исследований, остается только поставить личную подпись в управлении (это единственный выход в оффлайн). В целом можно наблюдать движение заявки по статусам: «на проверке», «на согласовании», «согласовано», «оригиналы получены», «документы в Роспатенте», «принята Роспатентом». Тут же вы можете увидеть электронное свидетельство у себя в кабинете. Сверх того, вы можете увидеть и более ранние свои объекты  – мы внесли в систему 1057 объектов интеллектуальной собственности, начиная с 2000 года и постепенно добавляем к ним скан-копии имеющихся свидетельств.

Просмотр всех заявок сотрудником УНИ

- Можно ли создать заявку полностью удаленно?

- Конечно, систем доступна везде, где есть интернет по адресу https://ois.mephi.ru/, вход в нее, чтобы не перегружать пользователей лишними логинами и паролями, осуществляется через вашу учетную запись корпоративного портала https://home.mephi.ru/. После авторизации у сотрудника сразу есть возможность подавать заявки на регистрацию и просматривать уже имеющиеся у него объекты интеллектуальной собственности, созданные в рамках деятельности в НИЯУ МИФИ. Кроме того, благодаря интеграции с корпоративным порталом часть данных при заполнении заявки проставляется автоматически. В ближайшем будущем мы, кстати, обновим систему с точки зрения удобства пользовательского интерфейса. Это вообще наш принцип – обязательно постоянно тестировать  и дорабатывать интерфейс с учетом, как теперь говорят, «болей» пользователей. Да и «болей» сотрудников Управления научными исследованиями  тоже – например, в последнем обновлении добавили возможность построения отчетов не по заранее фиксированным полям, а по произвольно заданным строкам, и колонкам, в результате получаем сгенерированную сводную таблицу данных.

- Значит, теперь для регистрации своего РИД заявителю вообще ничего не надо вписывать «руками»?

- Такого мы, конечно, никогда не сможем пообещать, потому что краткое описание для реферата, описание творческого вклада, и ряд других данных таких как год, место создание РИД пользователю всё же придется всегда заполнять. Но процесс значительно упрощен и всё, что мы можем помочь автоматически заполнить – мы заполняем, а если этого требует конкретный РИД, подставляются даже данные на дополнительных правообладателей, у которых когда-то были уже зарегистрированы права на ОИС совместно с университетом. Платежное поручение для оплаты государственной пошлины, куда поставлены все необходимые сведения также заполняется автоматически. Повторюсь, процесс автоматизирован не только для заявителей, но и для сотрудников вуза, которые занимаются регистрацией прав. Это помогло не только в удобной форме вести учет объектов интеллектуальной собственности, но и сократить время на регистрацию, да и сам Роспатент за последнее время тоже ускорился – там вместо двух месяцев заявки теперь обрабатываются за две-три недели.

- Как изменилась статистика подачи заявлений в связи с введением системы?

- Мы начали внедрять систему в конце 2020 года, и первый год можно было подавать заявки – как в электронном, так и в бумажном виде, а мы вместе с Управлением научных исследований собирали пожелания от пользователей. В конце 2021 года на электронное оформление перешли уже окончательно. В 2020 году мы обработали 25 заявок, в 2021 – 27,  в 2022 году, когда систему запустили полноценно после доработок от тестовой эксплуатации,  их стало почти в три раза больше – 76. А в этом году за первый квартал их уже 46! В три раза выросло и количество подразделений университета, пользующихся системой: с 6 в 2020 г. до 18 в 2022 г. Всего в подаче заявок в качестве автора или соавтора участвовали 189 разных сотрудника.

Так выглядит конечный результат – получение свидетельства

- Есть ли в других вузах подобные системы учета объектов ИС?

- Системы подобного уровня внедрены только в нескольких ВУЗах, в подавляющем же большинстве на сайте университета просто содержится информация о том, какие документы скачать, что с ними делать дальше. В лучшем случае есть хотя бы формочка, через которую можно отправить сообщение о желании зарегистрировать РИД. Есть своя система у ВШЭ, которую по моему мнению можно назвать одним из лидеров по уровню цифровизации среди вузов, также подобная система есть в Томском государственном университете, там внедрена комплексная система управления научной и инновационной деятельностью, включающая в себя и управление РИД и НИОКР, и многое другое.

В прошлом году мы предлагали логичное развитие разработанной системы управления ОИС – система управления научно-исследовательской деятельностью, и даже разработали техническое задание совместно с коллегами из управления научных исследований, но, к сожалению, наша инициатива не получила поддержки в рамках политики цифровизации по проекту «Приоритет-2030». Несмотря на это, Институт интеллектуальных кибернетических систем и, в частности, наш отдел разработки продолжает в инициативном порядке создание цифровых сервисов, приносящих пользу университету и, надеюсь, у меня будет еще возможность вам рассказать и про разработки, помогающие университету достигать высоких показателей по дополнительному профессиональному образованию, и про интересные разработки в области виртуальной и дополненной реальности. Ну а ближайший шаг по совершенствованию системы ОИС – добавление к уже имеющимся типам заявок еще двух – на изобретения и полезные модели. Это обновление мы выпустим в ближайшие месяцы.